Sobre
Para gerenciar seu e-mail de suporte ao cliente/tickets do Toolzz Chat, você pode criar uma caixa de entrada de e-mail.
Neste artigo vamos apresentar um guia para te ensinar a colocar seu canal de e-mail em funcionamento. Ele está dividido em três partes:
Criando uma caixa de entrada de e-mail no Toolzz Chat;
Configurações do Gmail;
Configurações gerais da caixa de entrada.
Passo a passo
1º passo: no menu lateral, clique na opção de "Configurações", representada pelo ícone de uma engrenagem. Em seguida, clique na opção "Caixas de Entrada".
2º passo: clique em "Adicionar Caixa de Entrada".
Criando uma caixa de entrada de e-mail
3º passo: escolha a opção "Email".
4º passo: selecione a opção "Outros provedores" para configurá-lo através das credenciais IMAP ou SMTP.
5º passo: dê um nome para este canal, insira seu e-mail de suporte e clique no botão "Criar canal de e-mail".
6º passo: aqui você pode adicionar agentes para gerenciar sua caixa de entrada recém-criada. Somente esses agentes selecionados terão acesso a ela. Os agentes que não fazem parte dela não poderão ver ou responder mensagens nesta caixa de entrada.
Clique na seta para baixo do seletor. Clique no nome de um ou mais agentes existentes na plataforma para selecioná-los.
Caso queira desfazer uma seleção, clique no "x" referente ao nome.
Para finalizar, clique no botão "Adicionar agente".
Onde encontrar endereço de e-mail de redirecionamento da caixa de entrada do Toolzz Chat?
7º passo: na aba "Configuração", da caixa de e-mail que acabou de criar, encontre a opção "Encaminhar para o E-mail". Clique no botão "Copiar" para copiar o endereço de e-mail gerado pelo Toolzz Chat, para qual seus e-mails do outro provedor serão encaminhados.
❗Informação importante
Guarde esse e-mail, você vai precisar dele para configurá-lo como endereço de encaminhamento de e-mail nas configurações do seu provedor de e-mail.
A seguir, neste artigo, mostraremos o passo a passo de como fazer essa configuração de encaminhamento no Gmail.
Configurações para usuários do Gmail
Agora, ensinaremos como fazer o redirecionamento do Gmail para a caixa de entrada de e-mail do Toolzz Chat.
Faça login da sua conta Gmail para prosseguir com as próximas configurações!
8º passo: clique no ícone de engrenagem no topo da página e depois no botão "Mostrar todas as configurações".
9º passo: acesse a aba "Encaminhamento e POP/IMAP".
Na parte "Acesso IMAP", clique no círculo de ativação da opção "Ativar IMAP". Depois clique em "Salvar alterações".
10º passo: ainda na aba "Encaminhamento e POP/IMAP", na parte de "Encaminhamento", clique no botão "Adicionar um endereço de encaminhamento".
No campo de texto, insira o endereço gerado no Toolzz Chat ao criar a caixa de entrada de e-mail e depois clique no botão "Próxima".
11º passo: você verá a seguinte mensagem "Um link de confirmação foi enviado a [endereço de e-mail do Toolzz Chat] para verificar a permissão". Clique em "OK".
Como configurar IMAP para a caixa de entrada de e-mail Gmail?
12º passo: ainda na aba "Configuração" da caixa de entrada de e-mail criada, no Toolzz Chat, encontre a funcionalidade IMAP.
Clique no checkbox para ativar a opção e preencha o formulário que aparecerá.
Endereço: insira o endereço imap.gmail.com;
Porta: digite o número de porta 993;
Entrar: escreva seu e-mail de login;
Senha: insira sua senha de app do Google. Se ainda não tem uma senha de app do Google, clique aqui e crie uma. Guarde essa senha para futuras configurações, senão, será preciso gerar uma nova senha e refazer as configurações.
🚨Atenção!
Você precisa estar usando uma conta Gmail com verificação em duas etapas ativada(autenticação de dois fatores). Para ativá-la, faça o login na sua conta, clique aqui e, na página que se abrirá, clique no botão "Ativar a verificação em duas etapas".Mantenha a opção "Habilitar o SSL" ativada.
Para finalizar a configuração, clique no botão "Atualizar configurações do IMAP".
Como configurar SMTP para o caixa de entrada de e-mail Gmail?
13º passo: após configurar o IMAP, aparecerá a opção SMTP. Clique no checkbox para ativar a opção e preencha o formulário que aparecerá.
Endereço: insira o endereço smtp.gmail.com;
Porta: digite o número de porta 465;
Entrar: escreva seu e-mail de login;
Senha: insira sua senha de app do Google. Deve ser a mesma senha da configuração do IMAP;
Domínio: digite o que está depois do ”@” no seu e-mail. No caso deste nosso exemplo "gmail.com";
Em "Criptografia" marque a opção "SSL/TLS";
Em "Abrir modo de verificação SSL" mantenha selecionada a opção "none";
Em "Autenticação" mantenha a opção "login" selecionada.
Configurações gerais da Caixa de Entrada
1º passo: na página de Caixas de Entrada, clique no ícone de engrenagem da caixa de entrada que deseja configurar.
2º passo: na aba "Configurações" você terá acesso a várias opções.
Imagem do Canal: faça o upload de uma imagem para sua caixa de entrada;
Nome da Caixa de Entrada: se quiser, edite o nome da sua caixa de entrada;
Ativar saudação do canal: ao escolher a opção "Ativado", uma caixa de texto aparecerá. Digite o texto de uma saudação que será enviada, automaticamente, quando uma nova conversa for criada;
Habilitar CSAT: ao escolher a opção "Ativado", uma pesquisa de satisfação do cliente será enviada após a conversa ser resolvida.
Centro de Ajuda: se houver centros de ajuda configurados na sua plataforma, você pode escolher um deles para anexar a esta caixa de entrada;
Nome do remetente: selecione o nome que será exibido para o cliente quando ele receber e-mails do seus agentes.
Amigável: nome do agente que atendeu a conversa e o nome da empresa como remetente.
Profissional: nome da empresa como remetente.
Clique em "Configure o nome da empresa" para definir o nome da empresa que aparecerá como remetente. Depois clique em "Salvar".
Para finalizar, clique no botão "Atualizar".
3º passo: na aba "Colaboradores" você pode gerenciar os agentes desta caixa de entrada.
Agentes: adicione ou remova agentes na caixa de entrada e depois clique em atualizar.
Atribuição de conversa
Ao ativar a opção "Habilitar atribuição automática" será feita a atribuição automática de novas conversas aos agentes adicionados a essa caixa de entrada.
Com a opção anterior ativada, você pode definir o "Limite de atribuição automática", ou seja, o número máximo de conversas desta caixa de entrada que pode ser atribuído, automaticamente, a um agente. Para isso, basta digitar um número no campo de texto.
Para salvar as configurações, clique em "Atualizar".
4º passo: na aba "Horário de funcionamento" você pode definir o horário que sua equipe de atendimento estará disponível.
Marque a caixa de seleção da opção "Permitir a disponibilidade de negócios para essa caixa de entrada" se você tem um horário comercial bem definido.
Ao ativar a funcionalidade, novas opções de configuração aparecerão. Você pode escrever uma mensagem para ser exibida ao cliente fora do horário comercial e também pode selecionar o horário comercial disponível para cada dia da semana, juntamente com o fuso horário adequado.
No final da página, clique no botão "Atualizar configurações do horário comercial".
Como editar ou excluir uma caixa de entrada de e-mail?
Nesta página você verá todas as Caixas de entradas já criadas.
1º passo: caso queira editar uma caixa de entrada, clique no ícone de engrenagem referente a ela.
Se quiser excluir uma caixa de entrada, clique no ícone com um "x" dentro de um círculo. Uma mensagem para confirmação da exclusão aparecerá. Digite o nome da caixa de entrada e depois clique no botão de excluir.
Pronto! Agora você já sabe como configurar sua caixa de entrada de e-mail.